"El tiempo es lo más valioso que un hombre puede gastar", dijo el filósofo griego Theophrastus. Desafortunadamente, no todos recibieron este memorando premoderno: las personas a veces pueden ser descuidadas con su tiempo y productividad en el trabajo. Muchas veces, hay fallas en cómo se registran las horas de trabajo de un empleado. Esto puede deberse a un error humano, o en algunos casos, al robo de tiempo o al fraude, y las personas parecen pasar más tiempo en el trabajo de lo que realmente hacen.
Este tiempo perdido puede acumularse bastante rápido. Según estudios de la American Payroll Association (APA), las empresas podrían estar perdiendo hasta el 7 por ciento de su nómina anual bruta por robo a tiempo. Esto es principalmente una consecuencia de cómo se rastrea el tiempo, la ausencia y las horas extras de los empleados. Sin las medidas de seguridad adecuadas para rastrear los errores al ingresar datos de tiempo, la inflación artificial de las horas de trabajo y las horas extraordinarias, para otros colaboradores, es difícil entender cuándo su organización está perdiendo una valiosa productividad.
Entonces, ¿cómo puede su organización equilibrar la necesidad de un sistema de seguimiento de tiempo no intrusivo con un sistema que pueda registrar de manera integral la información de tiempo de los empleados para las acciones de nómina y compensación? Las hojas de tiempo automatizadas son una excelente manera de eliminar inconsistencias, pero existen medidas organizativas que también puede implementar para garantizar un sistema hermético.
1. Use hojas de tiempo electrónicas.
Aprovechar los sistemas electrónicos, que incluyen hojas de tiempo en línea, móviles y biométricas, simplifica el seguimiento del tiempo, el control de horas extra y el análisis de datos. Esto ayuda a los empleados a registrar con precisión los tiempos según sea necesario a través de las funcionalidades de autoservicio. La mayoría de las veces, el tiempo perdido es una consecuencia de que a los empleados les resulta demasiado complicado registrar su tiempo. Las planillas electrónicas eliminan el tedio de este trabajo.
2. Identifique los puntos en los que pierde tiempo y cómo puede solucionarlos.
Aquí es donde un sistema electrónico puede ser de mayor utilidad. Puede descubrir discrepancias al observar cuándo las hojas de tiempo se han llenado o modificado erróneamente. También es fácil descubrir posibles fraudes comparando los datos de la nómina con los datos biométricos sobre la asistencia de los empleados, las métricas de participación de los usuarios de las herramientas de trabajo o estudiando las tendencias del reloj de tiempo de todo el equipo que señalan a los empleados coludidos para falsificar registros de tiempo.
3. Asegúrese de que sus empleados tengan fácil acceso a sus políticas de nómina y horas extras.
A veces, los empleados no entienden claramente cómo deben dar cuenta de su trabajo. Tienden a pasar por alto el tiempo que realmente no han trabajado y hacen un mal seguimiento. Es difícil llamar a esto fraude, pero podría resultar en ediciones de hojas de tiempo y entradas acolchadas. La configuración de hojas de tiempo a través de un sistema en línea para que los empleados puedan registrar sus horas de acuerdo con las políticas establecidas también puede ser útil.
4. Involucre a los gerentes en mantenerse actualizados sobre el tiempo de sus empleados.
Si bien RR. HH. Puede manejar las discrepancias de datos y observar tendencias más grandes en las hojas de tiempo, no siempre pueden detectar errores de manera individual o en equipo, una habilidad que proviene de la exposición directa al comportamiento de los empleados. Con fácil acceso a las hojas de tiempo, los gerentes pueden informar estas discrepancias entre la asistencia de los trabajadores y los datos de tiempo registrados.
5. Si detecta fraude de tiempo, pellizque de raíz.
Mire cualquier falla aparentemente menor. Comuníquese con el empleado sobre sus errores para que no tenga que lidiar con problemas más serios en el futuro. Aprender de los casos menores de robo de tiempo o fraude también lo ayudará a implementar salvaguardas contra la negligencia más generalizada.
Mantenerse al día con el ritmo de trabajo en la organización requiere que los empleados aprovechen al máximo su tiempo. Dado que los registros de tiempo de trabajo generalmente se integran con la nómina, cada vez que los empleados pierden se traduce en dinero perdido para la organización. Estos problemas a menudo se solucionan fácilmente y sus consecuencias se minimizan fácilmente. Automatice sus procesos de partes de horas, corrija las grietas y ahorre el valioso tiempo y dinero de su organización.